Inhoud :
- De cv's vanuit uw backoffice raadplegen
- Kandidaten goedkeuren of weigeren
- Reageren op sollicitanten
- Personaliseer een e-mailsjabloon
De cv's vanuit uw backoffice raadplegen
Eens u Shortlist hebt aangemaakt, kunt u deze terugvinden via de module "Shortlist" uw backoffice.
U kunt er de sollicitaties van kandidaten, die "Geïnteresseerd" hebben geantwoord op de functie waarvoor u een Shortlist hebt gemaakt, rechtstreeks beheren. Klik op de naam van de kandidaat om de cv te openen.
Kandidaten goedkeuren of weigeren
Selecteer uw kandidaten en klik op "Goedkeuren" of "Weigeren", kandidaat per kandidaat ofwel in groep.
Om ze in groep te evalueren, vinkt u de gekozen kandidaten aan en klikt u vervolgens op "Status wijzigen".
Kies dan voor goedkeuring of weigering van de groep.
Let op: Als u al contact hebt gehad met kandidaten, kunt u hun status niet meer wijzigen.
Reageren op sollicitanten
Het feit dat een sollicitatie wordt goedgekeurd of geweigerd, betekent niet dat er automatisch een e-mail wordt verzonden om de kandidaat op de hoogte te stellen.
U kunt naar individuele kandidaten een reactie sturen of naar een groep.
- Individueel:
Klik op de kandidaat en vervolgens op "Contact opnemen met de kandidaat".
Vervolgens verschijnt een bewerkbaar e-mailsjabloon:
Bij een negatieve reactie kunt u een e-mail sturen zonder dat uw adres zichtbaar is door het vakje aan te vinken: ik wil niet dat mijn e-mailadres wordt gedeeld met de kandidaat (no-reply)
U kunt ook een ander generiek e-mailadres ingeven.
Klik ten slotte op "Verzenden" om uw bericht naar de kandidaat te sturen.
- Groepsantwoord:
Selecteer alle kandidaten die u wenst af te wijzen/goed te keuren en klik vervolgens op "Stuur een groepsreactie".
Tip: Om tijd te besparen, kunt u alle kandidaten met de status "Geweigerd" selecteren en op "Verzend een reactie" klikken.
Het bericht wordt alleen verzonden naar kandidaten met wie geen contact is opgenomen. Zij die al gecontacteerd zijn, verschijnen met het volgende logo voor hun naam:
Personaliseer een e-mailsjabloon
Personaliseer uw e-mailsjabloon naar wens door bijvoorbeeld een telefoonnummer of een interview aan te bieden aan de goedgekeurde kandidaten.
Belangrijk: Bij groepsantwoorden is het noodzakelijk om de variabelen te gebruiken die u ter beschikking worden gesteld, zodat elke e-mail gepersonaliseerd is volgens de kandidaat. Klik hiervoor op de juiste variabelen in het vak "Beschikbare variabelen".
De variabelen die u kunt invoeren in het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail zijn:
- #candidateFirstName voor de voornaam van de kandidaat
- #candidateLastName voor de achternaam
- #jobTitle voor de functietitel
- JobExternalURL voor de link op de vacature naar uw ATS
Vink vervolgens het vakje aan "Bewerk het sjabloon van het bericht voor de status 'Afgewezen'" om dit standaardbericht te behouden voor uw toekomstige mailtjes.
Opmerking: als meerdere recruiters de Shortlist-interface gebruiken, kan elke recruiter zijn/haar eigen sjabloon bijwerken en opslaan.
Hetzelfde proces is van toepassing op "goedgekeurde" sollicitaties.
Bevestig ten slotte door op "Opslaan en verzenden" te klikken.
Je hebt zojuist een groepsantwoord verzonden!
Indien u, in verband met het GDPR-beleid van uw bedrijf, de cv's van de sollicitanten in uw shortlist niet per e-mail wenst te ontvangen, raadpleeg dan dit artikel om deze optie uit te schakelen.