Zodra jouw licentie is geactiveerd, zal je de knop "Shortlist" op de dashboard van jouw backoffice zien: klik op deze knop.
Als je voor het eerst een Shortlist maakt, verschijnt er een bericht waarin wordt uitgelegd hoe de Shortlist werkt met de link naar de artikels in onze Help Center.
Als je al eerder Shortlists hebt gemaakt, verschijnen ze op jouw dashboard. Vanaf hier kan je voltooide Shortlists bekijken en nieuwe Shortlists maken.
Klik hiervoor op "Maak een shortlist".
Selecteer de vacature waarvoor je Shortlist wilt gebruiken. Dit kan:
• Een nieuwe vacature zijn: in dit geval klik je op "Kies" naast de gekozen vacature.
• Een reeds gepubliceerde vacature zijn: klik hiervoor op "Een nieuwe vacature publiceren".
Vervolgens kan je criteria selecteren om jouw Shortlist samen te stellen.
Je kan de resultaten verder verfijnen door enerzijds een lijst scholen/universiteiten, die belangrijk zijn voor het gezochte profiel, te selecteren of aan te maken indien er nog geen bestaan.
Je kan ook specifieke afstudeerjaren selecteren, de talen en gewenste mobiliteit. Dat laatste komt overeen met het geografische gebied waarin kandidaten bereid zouden zijn te gaan voor hun volgende baan. Standaard wordt alleen het land van de vacature weergegeven. Je kan echter ook steden toevoegen in de zoekbalk.
Anderzijds kan je de trefwoorden invullen waarnaar je op zoek bent in de profielen van de kandidaten. Je krijgt enkele suggesties te zien, rekening houdend met de zoekwoorden in jouw vacature. Je kan natuurlijk ook trefwoorden toevoegen die niet worden voorgesteld door rechtstreeks in de zoekbalk te typen.
Je kan jouw zoekopdracht verder verfijnen door de Booleaanse operatoren AND, OR en NOT te gebruiken om aan te geven dat je op zoek bent naar het ene criterium EN dit andere, of dit criterium OF dit andere, of het ene criterium maar NIET dit andere.
→ Vind hier meer details over hoe je je zoekwoorden zorgvuldig kiest.
Je hebt op elk moment de mogelijkheid om de gekozen filters te verwijderen.
Merk op dat je niet verplicht bent om alle aanwezige filters in te vullen. Ze zijn gewoon handig om jouw zoekopdracht te verfijnen. Probeer ze uit en ontdek welke filters de meest gewenste resultaten weergeven.
Zodra je jouw criteria hebt gekozen, zie je de lijst met de 20 meest relevante kandidaten voor jouw vacature volgens de criteria die zijn ingevoerd in de titel en beschrijving van de vacature en in jouw Shortlist. Deze kandidaten matchen dus met de kernwoorden van jouw vacature en de criteria zoals type contract, locatie, functie, startdatum, enz.
Je hebt de mogelijkheid om 20 extra kandidaten in de lijst te laden, tot maximum 100 profielen.
Selecteer vervolgens de kandidaten waarmee je contact wilt opnemen door de vakjes aan de linkerkant van de lijst aan te vinken. Onderaan jouw scherm verschijnt een overzicht van het aantal geselecteerde kandidaten voor deze Shortlist. Let op: je kan maximaal 20 kandidaten selecteren, ongeacht het aantal geladen profielen.
Als een van de voorgestelde kandidaten niet relevant lijkt voor jouw vacature, kan je deze verbergen. Klik gewoon op het pictogram in de rechterbovenhoek van de miniatuur. De kandidaat zal niet meer verschijnen op alle toekomstige Shortlists met betrekking tot deze vacature en er zal een nieuwe kandidaat worden voorgesteld.
Merk op dat je in dit stadium de cv's van de kandidaten nog niet kan raadplegen. Shortlist is een matchingtool die bedoeld is om tijd te besparen voor zowel de recruiter als de kandidaat. De belangrijkste informatie over de kandidaten hebben we alvast verzameld op de Shortlist-interface zelf in afwachting van de match tussen jullie en de kandidaat.
Zodra de selectie is gemaakt, klik je op "Selectie bevestigen en verdergaan". Er verschijnt dan een bericht met een samenvatting van het proces waarin je je bevindt en de stappen die volgen op het verzenden van de Shortlist. Je kan ook een voorbeeld zien van de e-mail die naar kandidaten is verzonden.
Klik op "Verzending bevestigen" om contact op te nemen met de geselecteerde kandidaten of op "Terug naar de selectie" om wijzigingen aan te brengen in jouw Shortlist.
Als je besluit de Shortlist te verzenden, krijg je een bevestigingsbericht. Je kan dan beslissen om nog een Shortlist aan te maken (op dezelfde vacature met dezelfde filters, op dezelfde vacature zonder de filters, of op een andere vacature) of om het dashboard van al jouw Shortlists te zien.
Geselecteerde kandidaten ontvangen dan een bericht in hun persoonlijke ruimte op hun Career Center. Er wordt ook een e-mail zoals hieronder naar hen verzonden:
De kandidaten hebben 72 uur de tijd om al dan niet hun interesse te tonen door op de knop "Geïnteresseerd" of "Dit keer niet" te klikken.
24 uur vóór het einde van de deadline wordt een herinnering verstuurd. Als een kandidaat hierop niet op reageert dan wordt hij of zij niet langer beschouwd als iemand die beschikbaar is voor opportuniteiten.