Sommaire :
- Consulter les CV depuis le back-office
- Présélectionner ou décliner des candidats
- Répondre aux candidats
- Personnaliser et enregistrer un modèle d'email de réponse
Consulter les CV depuis le back-office
Une fois votre Shortlist créée, vous pourrez la retrouver dans l’onglet “Shortlist” de votre back-office.
Afin de gérer les candidatures, cliquez sur l'offre shortlistée qui vous intéresse.
Vous pouvez ensuite gérer directement les candidatures des personnes ayant répondu “Intéressé(e)” à l’offre que vous avez shortlistée. En cliquant sur le nom de chacun des candidats, le CV s’ouvre.
Présélectionner ou décliner des candidats
Effectuez la sélection des candidatures en cliquant sur "Présélectionner" ou "Décliner" candidat par candidat ou bien de manière groupée.
Pour présélectionner ou décliner les candidats un par un, cliquez sur le candidat puis sur "Présélectionner" ou "Décliner".
Afin de présélectionner ou décliner les candidats de manière groupée, cochez les candidats que vous souhaitez présélectionner ou décliner puis cliquez sur "Changer le statut".
Choisissez ensuite de présélectionner ou de décliner le groupe.
A noter : Si vous avez déjà contacté des candidats, vous ne pouvez plus changer leur statut.
Répondre aux candidats
Le fait de décliner ou de présélectionner une candidature n'implique pas l'envoi d'un mail automatique informant le candidat.
Vous pouvez répondre aux candidats individuellement ou de manière groupée.
- Faire une réponse individuelle :
Cliquez sur le candidat puis sur "Contacter le candidat".
Un modèle de mail modifiable vous est alors proposé :
En cas de réponse négative, vous pouvez envoyer un mail sans que votre adresse apparaisse en cochant la case ci-dessous :
Cliquez enfin sur "Envoyer" pour envoyer votre message au candidat.
- Faire une réponse groupée :
Sélectionnez tous les candidats que vous souhaitez décliner par exemple puis cliquez sur "Envoyer une réponse groupée".
Astuce : pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner tous les candidats ayant le statut "décliné(e)" et cliquer sur "Envoyer une réponse groupée".
Le message sera envoyé uniquement aux candidats qui n'ont pas été contactés. Les personnes ayant déjà été contactées apparaissent avec le logo suivant en face de leur nom : 
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Personnaliser et enregistrer un modèle d'email de réponse
Lorsque vous envoyez une réponse individuelle ou groupée, un modèle de mail modifiable vous est proposé (voir capture d'écran ci-dessous).
Modifiez votre template de mail à votre convenance en proposant un échange téléphonique ou un entretien si vous sélectionnez des candidats par exemple.
Important : Le retour étant groupé, il est nécessaire d’utiliser les variables mis à votre disposition afin que chaque mail soit personnalisé en fonction du candidat. Pour ce faire, choisissez les variables adéquates en cliquant directement sur les tags indiqués dans l'encart "Variables disponibles".
Les variables que vous pouvez introduire dans l’objet et le corps du mail sont :
- #candidateFirstName pour le prénom du candidat
- #candidateLastName pour le nom du candidat
- #jobTitle pour le titre de l’annonce
- JobExternalURL pour le lien direct de l'annonce sur votre ATS
Astuce : si vous envoyez une réponse négative, vous pouvez choisir que votre adresse apparaisse en "no-reply" en cochant la case ci-dessous :
Cochez ensuite la case Enregistrer l’objet et le message comme nouveau template pour les candidatures avec le statut “déclinée” afin de conserver ce message par défaut pour vos prochains envois de candidatures déclinées.
A noter : Si vous êtes plusieurs recruteurs à utiliser l’interface de candidature, pas d'inquiétude ! Chaque recruteur peut mettre à jour et enregistrer son propre template.
Le même procédé s'applique pour les candidatures "présélectionnées".
Enfin, validez en cliquant sur "Enregistrer et envoyer”.
Vous venez de réaliser un retour groupé !
Si, en lien avec la politique RGPD de votre entreprise, vous ne souhaitez pas recevoir les CV des personnes retenues pour votre Shortlist via email, référez vous à cet article pour désactiver cette option par défaut.