Une fois votre licence activée, vous constaterez qu’un bouton “Shortlist” est apparu dans votre back-office. Cliquez dessus :
Si vous êtes sur le point de créer votre première Shortlist, un message vous expliquant le fonctionnement de Shortlist avec le lien vers les articles du Help Center apparaît.
Si vous avez déjà créé des Shortlists auparavant, un tableau de bord apparaît. De là, vous pourrez voir les shortlists terminées et créer de nouvelles Shortlists.
Pour cela, cliquez sur "Créer une shortlist".
Sélectionnez l’offre sur laquelle vous souhaitez utiliser Shortlist. Cela peut être :
- Une offre déjà publiée. Dans ce cas-là, vous pouvez la sélectionner en cliquant sur le bouton dédié.
- Une nouvelle offre : dans ce cas, cliquez sur "Créer une nouvelle offre".
Vous pouvez ensuite faire une sélection de critères pour créer votre Shortlist.
Sélectionnez la liste des établissements qui vous intéressent. Vous pouvez soit choisir les établissements présents dans les paniers d'établissements que vous avez créés au préalable. Vous pouvez sinon choisir de créer ou de modifier un panier d'établissements.
Ensuite, sélectionnez la ou les année.s de diplôme du type de candidats que vous recherchez.
Sélectionnez les langues que devront parler les candidats shortlistés. Vous pouvez taper directement les langues dans la barre de recherche ou bien sélectionner les langues qui apparaissent dans le menu déroulant.
Renseignez ensuite la mobilité désirée. Ce filtre correspond à la zone géographique dans laquelle les candidats seraient prêts à aller pour leur prochaine opportunité professionnelle. Par défaut, seul le pays de localisation de l'offre est renseigné. Vous pouvez cependant ajouter des villes par exemple en tapant leur nom dans la barre de recherche.
Indiquez ensuite les mots-clés qui devront apparaître dans les profils des candidats. Des suggestions vous seront proposées, tenant compte des mots-clés présents dans votre offre. Vous pouvez bien évidemment ajouter des mots-clés qui ne vous sont pas proposés en tapant directement dans la barre de recherche.
Vous avez par ailleurs la possibilité d’affiner encore plus votre recherche en utilisant les opérateurs booléens AND, OR et NOT afin d’indiquer que vous recherchez un critère ET cet autre, ou bien ce critère OU un autre, ou encore un critère, mais PAS cet autre.
L'icône d'aide à droite de la barre vous permettra de comprendre comment bien utiliser le filtre des mots-clés.
→ Retrouvez également ICI plus de précisions pour bien choisir vos mots-clés.
Vous avez à tout moment la possibilité de supprimer les filtres que vous avez choisis.
Notez que vous n’êtes pas obligé.e de remplir tous les filtres présents. Ils sont simplement utiles pour affiner votre recherche, mais ne sont pas obligatoires.
Une fois vos critères choisis, vous verrez apparaître la liste des 20 candidats les plus pertinents pour votre offre selon les critères renseignés dans le titre et la description de l'offre ainsi que dans votre Shortlist.
Vous avez la possibilité de charger 20 candidats supplémentaires dans la liste. Cette action est reproductible jusqu'à la limite de 100 profils affichés.
Sélectionnez ensuite les candidats que vous souhaitez contacter en cochant les cases à gauche de la liste. Un récapitulatif du nombre de candidats sélectionnés pour cette Shortlist apparaîtra en bas de votre écran. Attention : vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 candidats, quel que soit le nombre de profils chargés.
Parmi les candidats proposés, si l'un d'entre eux ne vous semble pas pertinent pour votre offre, vous pouvez décider de ne plus l'afficher. Il suffit de cliquer sur l'icône en haut à droite de la vignette. Le candidat n'apparaîtra plus pour toutes les futures shortlists liées à cette offre et un nouveau candidat vous sera proposé.
Notez qu'à ce stade, vous n’avez pas encore la possibilité de consulter les CV des profils shortlistés. Shortlist est en effet un outil de matching destiné à faire gagner du temps côté recruteur et candidat. Des informations clés sur les profils shortlistés vous sont accessibles en attendant un matching de votre offre côté candidat.
Une fois la sélection faite, cliquez sur “Valider votre sélection et continuer”. Un message apparaîtra alors vous récapitulant le processus dans lequel vous êtes engagé.e ainsi que les étapes qui suivront l'envoi de la shortlist. Vous pourrez également un exemple de l'email envoyé aux candidats.
Cliquez sur "Envoyer la shortlist" pour contacter les candidats sélectionnés ou bien sur "Revenir à la sélection" pour effectuer des modifications à votre Shortlist.
Si vous décidez d'envoyer la shortlist, un message vous confirmera l'action que vous venez d'effectuer. Vous pourrez décider ensuite de créer une autre shortlist (sur la même offre avec les mêmes filtres, sur la même offre sans les filtres, ou bien sur une autre offre) ou bien de voir le tableau de bord de l'ensemble de vos shortlists.
Les candidats sélectionnés recevront alors un message dans leur espace personnel sur leur Career Center. Un email de ce type leur sera ainsi envoyé :Les candidats disposent de 72h pour vous indiquer leur choix au moyen des boutons “Intéressé(e)” ou “Pas cette fois”.
Une relance est effectuée 24h avant la fin de l'échéance. Si un candidat shortlisté ne donne pas de réponse à une offre reçue, 3 fois de suite, il ne sera plus considéré comme étant à l’écoute d’opportunité.