Sobald Ihrem Backoffice eine Shortlist-Lizenz zugeteilt wurde, finden Sie den Menüpunkt “Shortlist” in Ihrem Account.
Falls Sie gerade dabei sind, Ihre erste Shortlist überhaupt zu erstellen, erscheint eine Seite, die Ihnen die 3 wichtigsten Etappen der Shortlist noch einmal vorstellt und zu unserem HelpCenter verlinkt.
Falls Sie bereits Shortlists erstellt haben, finden Sie auf dieser Seite Ihr Shortlist Dashboard, welches Ihnen einen Überblick über die zuletzt erstellten Shortlists gibt. Und natürlich können Sie von hier aus weitere Shortlists erstellen.
Klicken Sie hierfür auf den Button "Shortlist erstellen".
Wählen Sie die Stellenanzeige aus, für die Sie eine Shortlist erstellen wollen:
- Das kann eine bereits erstellte und aktivierte Stellenanzeige sein: dann einfach auf "Auswählen" klicken.
- Oder Sie erstellen eine neue Anzeige: in diesem Falle bitte auf "Ein Stellenangebot erstellen"* klicken.
*Bitte beachten Sie, dass der Server etwa 20 Minuten braucht, um Ihre Anzeige nach Erstellung und Aktivierung zu verarbeiten. Wir raten dringend dazu, diese Zeit einzuhalten, damit das Matching vom Algorithmus korrekt berechnet werden kann.
Anschließend können Sie Ihre Suche mit Suchkriterien und Filtersetzungen verfeinern.
Sie können z.B. einen Hochschulkorb auswählen, wenn Sie die Kandidat:innen auf bestimmte Universitäten und Hochschulen eingrenzen möchten. Dazu können Sie entweder einen bereits von Ihnen angelegten Hochschulkorb verwenden oder einen neuen anlegen.
Eine weitere Möglichkeit ist, nach Abschlussjahr zu filtern.
Sie können ebenfalls nach Mobilität filtern. Mobilität ist in unserem Falle die Umzugsbereitschaft der Kandidat:innen. Standardmäßig ist hier auf das Land, in dem die Stelle zu besetzen, gefiltert.
Wählen Sie dann die Sprachen aus, die die Kandidat:innen für die Stelle sprechen müssen. Sie können die Sprachen entweder in die Suchleiste eingeben, oder aus dem Drop-Down Menü auswählen.
Geben Sie dann die Keywords an, die in den Profilen der Bewerber:innen erscheinen sollen. Es werden Vorschläge unterbreitet, die die in Ihrem Angebot enthaltenen Keywords berücksichtigen. Natürlich können Sie auch nicht vorgeschlagene Suchbegriffe direkt in die Suchleiste eingeben.
Sie können Ihre Suche weiter verfeinern, indem Sie die booleschen Operatoren UND, ODER und NICHT verwenden, um anzugeben, dass Sie nach einem Kriterium UND diesem anderen, oder diesem Kriterium ODER diesem anderen, oder einem Kriterium, aber NICHT diesem anderen suchen.
Das Hilfesymbol auf der rechten Seite der Leiste hilft Ihnen dabei, den Schlüsselwortfilter richtig einzusetzen.
→ HIER finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Filter am besten einsetzen.
Zu jedem Zeitpunkt können Sie Ihre Filter vor Abschicken der Shortlist auch wieder zurücksetzen bzw. entfernen. Probieren Sie hier gerne mehrere Varianten aus, bis Ihnen die Liste der Top 20 Kandidat:innen gut gefällt.
Das Einsetzen von Filtern ist nicht obligatorisch. Der Algorithmus hat Ihre Anzeige bereits qualitativ mit den Profilen der Kandidat:innen gematcht. Falls Sie sich mit einigen Anpassungen über die Filter aber wohler fühlen, können Sie das natürlich gerne tun.
Im unteren Teil der Seite sehen Sie die Auswahl der Top 20 Kandidat:innen, die die größten Übereinstimmungen mit Ihrer Anzeige haben.
Sie können weitere 20 Kandidat:innen nachladen - dafür gibt es ganz unten auf der Seite einen Button. Dies ist möglich für bis zu 100 Kandidat:innen.
Wählen Sie dann die Kandidat:innen aus, die Sie kontaktieren möchten, indem Sie die Kästchen mit dem grünen Häkchen auf der linken Seite der Liste anklicken. Am unteren Rand des Bildschirms wird eine Übersicht über die Anzahl der für diese Shortlist ausgewählten Kandidat:innen angezeigt. Bitte beachten Sie: Sie können bis zu 20 Kandidat:innen auswählen, unabhängig von der Anzahl der geladenen Profile.
Wenn einer der vorgeschlagenen Kandidat:innen für Ihr Angebot nicht relevant erscheint, können Sie diese:n von der Shortlist streichen. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte am rechten Bildschirmrand. Diese:r Kandidat:in wird dann in allen künftigen Shortlists für diese Stelle nicht mehr erscheinen, und es wird ein:e neue:r Kandidat:in vorgeschlagen.
Beachten Sie, dass Sie in diesem Stadium noch nicht die Möglichkeit haben, die Lebensläufe der in die engere Wahl gezogenen Profile einzusehen. Shortlist ist ein Matching-Tool, das sowohl für die Personalverantwortlichen als auch für die Kandidat:innen Zeit spart. Die wichtigsten Informationen (Studiengang, Abschlussjahr, Sprachkenntnisse, etc.) zu den in die engere Wahl gezogenen Profilen stehen Ihnen bereits auf dieser jetzigen Ansicht zur Verfügung. Der komplette Lebenslauf wird freigeschaltet, sobald der/die Kandidat:in ebenfalls sein/ihr Interesse an Ihrer Stellenanzeige bekundet hat. Dazu im nächsten Schritt mehr.
Sobald Sie Ihre Auswahl bezüglich der 20 zu kontaktierenden Kandidat:innen getroffen haben, klicken Sie bitte unten rechts auf "Bestätigen und fortfahren".
Nun erscheint ein Pop-Up, über welches Sie die Shortlist entweder final Abschicken können oder noch einmal bearbeiten können.
Auf der anschließenden Seite können Sie entweder eine neue Shortlist erstellen, oder zurück zu Ihrem Shortlist Dashboard kehren.
Die ausgewählten Kandidat:inne bekommen Ihre Stellenanzeige mit der Benachrichtigung, dass Sie von Ihnen auf die Shortlist gesetzt wurden in Ihrem Career Center, direkt auf der Startseite, und auch per Email.
Nun haben die Kandidat:innen 72 Studen Zeit, um auf die Shortlist zu reagieren und Ihnen mitzuteilen, ob Sie an der Stelle interessiert sind und ihren Lebenslauf mit Ihnen teilen möchten, oder nicht.
24 Stunden vor Ende der Shortlist Frist werden die Kandidat:innen noch einmal angepusht, die bisher noch nicht reagiert haben. Falls ein:e Kandidat:in garnicht reagiert, gehen wir davon aus, dass er/sie aktuell nicht auf der Suche nach einer neuen Stelle ist und nehmen ihn/sie aus dem Pool der zu erreichenden Studierenden heraus. Die Studierenden können sich natürlich aber wieder jederzeit als kontaktierbar melden.